Прежде чем начинать внедрять систему для обработки заказов, нам нужно было провести аудит по бизнес-процессам компании с сотрудниками отдела продаж и производства, а также составить план и схему будущего Битрикс24. Для этого нам нужно было получить ответы на следующие вопросы:

• Какие источники заявок есть у компании?
• Какие стадии продажи проходит клиент и их особенности?
• Как устроено производство и какую информацию должно получать от отдела продаж?
• Какими сторонними программами пользуются сотрудники?

По итогу мы выяснили, что клиенту необходимо:

• Оцифровать весь цикл продажи — от нового лида до отгруженной продукции;
• Подключить к системе все возможные источники заявок для их обработки;
• Создать рабочее место Начальника производства для планирования работы отдела;
• Автоматизировать рутинные работы сотрудников компании.

На основании схемы мы приступили к созданию рабочего пространства для работы менеджеров со сделками. Основные моменты — создание стадий, через которые проходит потенциальный клиент до передачи заявки в производство, а также заполнение обязательных полей.

Для производства было создано свое пространство, на котором видно, на какой стадии заказ в данный момент находится, и как загружен тот или иной процесс производства.

Для того, чтобы можно было отследить всю историю по работе с клиентом, мы подключили основные системы коммуникации: Почта и Телефон. Благодаря этому в истории видны все взаимодействия, можно всегда расшифровать запись разговора и на основании этого составить будущие задачи.

Для того чтобы каждая сделка была обработана и своевременно связывались с клиентом, менеджеру ставятся автоматически напоминания и задачи. Например, часть из них — это: связаться с клиентом, подготовить и отправить коммерческое предложение, Отправить презентацию и др. В случае, если менеджер не выполняет данные задачи, то приходит уведомление руководителю отдела продаж, чтобы он смог проконтролировать и устранить проблему. Это необходимо для того, чтобы повысить закрываемость сделок.

Также для удобства работы по выставлению счетов, получению оплат и составлению договоров мы подключили 1С. Менеджеры теперь не открывают кучу программ, а работают в одной, имея доступ к функционалу 1С.

Чтобы было удобнее отслеживать важные показатели в компании, мы настроили для руководителя отчеты. За счет этого можно отслеживать эффективность работы сотрудников за любой промежуток времени.